Архив (Описание) - KWJ
Главное меню:
Архив (Описание)
Типовые конфигурации фирмы 1С > Архив
25.05.2022
Фирма «1С» выпустила бета-версию конфигурации «1С:Архив»
Решение позволит обеспечить долговременное хранение электронных документов с сохранением их юридической значимости. Прикладная конфигурация доступна зарегистрированным пользователям в статусе бета-версии.
Зачем понадобилось выпускать отдельную конфигурацию для хранения электронных документов
Фирма «1С» сообщила о выпуске бета-версии нового продукта – «1С:Архив».
Конфигурация не имеет ничего общего с ранней версией продукта для автоматизации документооборота, и предназначена для решения комплекса задач, связанных с долговременных хранением документов в соответствии с требованиями законодательства.
Конфигурация «1С:Архив» обеспечивает:
- прием документов из систем-источников;
- надежное долговременное хранение электронных документов;
- сохранение юридической значимости на протяжении всего срока хранения;
- возможность выполнить все «архивные» процедуры, прописанные в законодательстве.
«Хранение в “1С:Архиве” удобно, потому что позволяет сохранить в долговременной перспективе аутентичность, достоверность, целостность и пригодность документов для использования, в том числе для доказательства в суде содержащихся в документах фактов», – говорится в описании конфигурации на сайте ИТС.
Совместная работа с 1С:Документооборот
На данный момент конфигурация «1С:Архив» поддерживает интеграцию только с «1С:Документооборотом» – начиная с версии 3.0.5.82. В будущем список конфигураций, поддерживающих передачу документов в «1С:Архив» будет расширен.
Для передачи данных в 1С:Архив на стороне 1С:ДО нужно включить интеграцию и задать:
- каталог обмена – он используется для выгрузки документов в «1С:Архив» и загрузки подтверждений о принятии. Такой же каталог обмена нужно указать в настройках работы с документами в «1С:Архиве».
- код базы – его значение нужно будет указать в реквизите «Код» элемента справочника «Источники комплектования» в «1С:Архиве».
Дополнительно можно указать адрес публикации 1С:Архива – в случае успешного подключения к сервису из карточки переданного в архив документа на стороне «1С:Документооборота» можно будет скачать файл заархивированного «контейнера» (при наличии соответствующих прав).
Электронные документы передаются в систему хранения в виде «контейнера», который содержит:
- контент и метаданные электронного документа;
- файлы электронных подписей (кроме электронных документов, подписанных простой электронной подписью);
- визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.
После загрузки электронного документа в «1С:Архив» в его карточке прикрепленными файлами отображаются контейнер и все файлы визуализации.
Также предусмотрена выгрузка/загрузка бумажных документов – в отличие от электронных документов, которые переносятся в виде контейнера, файлы бумажных документов переносятся в 1С:Архив «как есть».
Выгрузка документов из 1С:ДО выполняется через рабочее место «Передача дел в архив» (команда доступна из меню раздела «Документы»).
В табличную часть документа «Передача дел в архив» можно добавить закрытые дела и записать документ со статусом «Готов к выгрузке».
После этого отрабатывает регламентное задание «Обмен с Архивом» – оно подготавливает на основе выгруженных данных zip-архив сдаточной описи и помещает его в каталог обмена.
Данные из файла со сдаточной описью могут быть загружены в «1С:Архив» регламентным заданием «Обмен с источниками комплектования» или командой «Загрузить из файла» в соответствующем списке документов.
При загрузке документов в 1С:Архив выполняется проверка электронной подписи на сервере. Поэтому на машине с установленным сервером 1С в списке доверенных сертификатов должен быть сертификат УЦ. Он должен быть доступен для пользователя, под которым работает сервер 1С.
Если опись принята, документ «Передача дел в архив» на стороне 1С:Документооборота проводится, а состояние указанных в нем дел меняется на «Передан в архив».
С этого момента файлы документов будут храниться только на стороне 1С:Архива – карточки файлов переданных документов пометятся на удаление, а сами файлы будут удалены с диска.
В карточке документа будет отображена информация о передаче дела в архив и ссылка на скачивание «контейнера» из 1С:Архива.
Функциональные возможности конфигурации «1С:Архив»
В информационном письме на сайте «1С» приведено описание функциональных возможностей нового продукта. Предполагается, что «1С:Архив» будет решать такие задачи:
Комплектование архива
- загрузка контейнеров документов из файлов установленного формата;
- загрузка НСИ из систем-источников (организации, подразделения, сотрудники и др. справочники);
- предварительная проверка целостности пакета, проверка электронной подписи (ЭП);
- усовершенствование ЭП до формата архивного хранения CAdES-Av3;
- автоматическое добавление в контейнеры копий файлов в формате PDF/A с визуализацией ЭП в случае их отсутствия;
- распознавание текстов файлов контейнера для полнотекстового поиска;
- присвоение архивных шифров принятым документам и делам;
- отправка файла-ответа для системы-источника.
Хранение документов в архиве
- создание архивных карточек документов;
- ведение списка фондов;
- формирование сводных описей и их годовых разделов;
- периодическая проверка целостности;
- добавление в ЭП новых архивных меток времени по мере истечения срока действия сертификатов предыдущих меток.
Использование архива
- возможность скачать контейнер с помощью веб-сервиса;
- поиск документов;
- возможность просмотра документов в виде иерархии: «Фонд – Сводная опись – Годовой раздел описи – Дело»;
- формирование печатных форм: «Лист фонда», «Книга учета поступлений документов», «Годовой раздел сводной описи дел» и др;
- протоколирование действий с документами.
Уничтожение дел
- автоматический подбор документов/дел к уничтожению;
- возможность оформления уничтожения вручную;
- передача информации об уничтожении для системы-источника.
Более подробно возможности «1С:Архива» описываются в электронной документации, которая входит в поставку бета-версии конфигурации.
Условия распространения бета-версии конфигурации «1С:Архив»
Бета-версия «Архива» уже доступна всем зарегистрированным пользователям 1С с действующим договором на информационно-технологическое сопровождение. Загрузить дистрибутив можно на сайте «1С».
В инфописьме фирмы «1С» говорится, что для установки конфигурации требуется технологическая платформа не ниже 8.3.20.1838, однако при установке и запуске конфигурации появляется сообщение о том, что платформа должна быть не ниже 8.3.21.1302.
Что касается стоимости конфигурации и особенностей лицензирования, «1С» обещает объявить цены на «1С:Архив» вместе с выходом финальной версии.
Для тех, кто начнёт работать с бетой, «1С» обещает поддержать переход на рабочий релиз: «Для официальных пользователей финальной версии планируется поддержать обновление информационных баз бета-версии на финальную версию конфигурации «Архив» с сохранением накопленных данных. Таким образом, пользователи бета-версии смогут продолжить работу в финальной версии прикладного решения».